Productividad: alto rendimiento sin estrés

Productividad: alto rendimiento sin estrés

Superwoman es un personaje de cómic

Hace unos años hablaba con mi amiga Marta que es psicóloga. Me quejaba de la cantidad de cosas que tenía que hacer y de que no era capaz de sacar adelante todo sin una fuerte carga de estrés y frustración. Pensaba que era un problema de productividad. Ella me pidió que le describiera mis tareas semanales y cuando acabé me preguntó cuáles de ellas podía dejar de hacer. ‘Ninguna’, le dije. Marta me contestó:

“Si no estás dispuesta a delegar, a dejar de hacer o hacer con menos frecuencia ciertas tareas es imposible que cambies”.

Quería hacer más de lo que podía y buscaba disminuir el estrés basándome solo en organizarme mejor. Asociaba orden con productividad . Y, aunque eso es útil, cuando tienes una carga de trabajo importante y varios ámbitos que atender… hay que ir bastante más allá.

No tienes que hacerlo todo tú

En este artículo voy a compartir contigo el método que uso para ser altamente productiva sin estresarme y las herramientas que utilizo. Pero te adelanto que no valdrá de nada si no estás dispuesta a dejar de hacer algunas cosas y a delegar otras (aunque creas que no se harán tan bien como las haces tú).

Ya hemos hablado de la culpa como el motor emocional equivocado que nos lleva a aceptar cargas que no nos corresponden. Decir ‘no’ es difícil, pero si tienes claras tus prioridades y eres honesta contigo misma te será más sencillo.

También juega en tu contra la idea (equivocada) de que eres imprescindible porque si es otro el que realiza una tarea (ya sea el diseño de un blog o la paella de los domingos) lo hará peor y eso no te gusta. Tener un alto criterio del trabajo bien hecho es genial, será decisivo para diferenciarte de tu competencia. Pero debes aplicarlo a aquello que puedas y debas, no a todo. Es fácil que tu percepción de la perfección te acabe jugando una mala pasada y crees situaciones de estrés para ti y para los que trabajan o viven contigo que son totalmente innecesarias.

Delegar es imprescindible, saber hacerlo cuando estás sola en tu empresa o tienes pocos empleados es un arte.

Productividad empresariaMe

Para ser productiva uso una metodología propia y una herramienta muy útil:

Hice una lectura rápida, de las que llamo ‘en diagonal’, que me sirvió para descubrir qué estaba haciendo mal con mi agenda y cómo usarla de forma mucho más eficaz y completa. Reconozco que no uso su método al pie de la letra, sino una adaptación que me parece más acorde con el tamaño de mi empresa y la forma en la que trabajo.

Por si quieres leer un resumen bastante exhaustivo de lo que dice Allen te dejo un enlace a un artículo de Emprendices, clic.

Te contaré cómo la uso basándome en mi adaptación de GTD. No voy a detallar todas las funciones de la herramienta porque su página de descarga tiene unos tutoriales excelentes y porque es una herramienta súper intuitiva. Además, tiene la ventaja de que puedo sincronizar la información en todos mis dispositivos: ordenador, tablet, móvil, etc.

Si no te gusta Evernote puedes usar cualquier otro soporte, desde folios y post-it a carpetas creadas en tu disco duro con anotaciones del bloc de notas. La idea es tener por escrito y de forma ordenada TODO lo que necesito para el día a día (no solo en mi empresa).

Productividad GTD (adaptada para microempresas)

Nos aplasta la información.

Lo malo es que solo puede sernos útil a corto, medio y largo plazo si la procesamos. Esto implica como poco recopilarla, ordenarla, convertirla en acciones, evaluarla, separar lo útil de lo inútil…

Si eres microempresaria o emprendedora vives entre la lucha del tiempo limitado con el que cuentas y la certeza de que es imprescindible manejar gran cantidad de información siendo productiva.

Vacía tu mente…pero deja todo anotado.

David Allen dice que “La clave para administrar las cosas es administrar las acciones”.

Imagina que escribes en tu agenda Reunión con Cliente Ideal, la fecha, la hora, la dirección y poco más. Le pones la alarma correspondientes para que te llegue un email con tiempo de preparar la reunión y cruzas los dedos para que no se te haya pasado nada porque tienes que ponerte a hacer otras cosas.

Ahora imagina que tienes todas tus reuniones anotadas juntas en un sitio que se llama reuniones : ) Que cada reunión tiene una nota en la que están detalladas todas las acciones relacionadas con ella y a la que has adjuntado toda la información relacionada con Cliente Ideal. Nada en tu memoria, todo en la nota.

¿Qué situación prefieres? Apuesto que la segunda. Yo antes trabajaba en la primera situación. No tenía un listado de las acciones relacionadas con cada evento, previas y posteriores, de forma que me creaba inseguridad y estrés pensar que algo se podía quedar en el aire. Tenía parte de la información en la memoria, mezclada otras cien acciones de otros tantos eventos. Pero ya no es así. Acompáñame y te cuento cómo hacerlo.

Ni una acción sin su Nota

Ve a la web de Evernote y descárgate la versión gratuita, para empezar con esa te sobra. Una vez instalado y abierto ve a Nueva Nota, haz clic y verás esto:

nota_productividad

Seguimos  con el ejemplo de la Reunión, pon en el título Reunión con Cliente Ideal y debajo la lista de acciones que se te ocurran relacionadas con este hito. Yo tengo una Nota ‘tipo’ para Reuniones, lo que me permite copiar, pegar y personalizarla en menos de cinco minutos.

En la nota incluyes, por ejemplo:

Contacto: Cliente Ideal

Teléfono: 652 652 652

Fecha: 25/11/2014

Dirección, email, web…

Previo:

Enviar email de confirmación fecha/hora.

Localizar su dirección de Google Maps

Pasar a la Tablet la presentación actualizada de empresariaMe

Pasar a la Tablet el argumentario de venta y la información que tengo sobre S.O.

Llevar impreso el Contrato de Servicios. Tarjetas!!!

Posterior:

Añadir evaluación de la reunión en la ficha de S.O.

Archivar la documentación.

Archivar otra información.

Email de agradecimiento con la información que haya quedado pendiente enviar.

Nueva fecha de contacto en la agenda si contrata Consultoría.

Nueva fecha de contacto en la agenda si contrata Curso.

Nueva fecha de contacto en la agenda si no contrata.

Lo has anotado todo, ahora no se te va a olvidar nada.

En tu nota busca donde pone ‘Creado’, verás que se te abre un calendario. Vamos a usarlo para poner la fecha y la hora de la primera acción de la nota, esta fecha la vas a ir modificando según realices las acciones. Además, haz clic en el botón Recordar (tiene forma de reloj) y pon la fecha de la reunión para que Evernote te avise.

En Etiquetas pon el nombre de la empresa o persona con quien tienes la reunión, lo que sea más relevante para ti, así cuando necesites información sobre ellos solo tendrás que pinchar esa etiqueta. Además puedes añadir todas las que consideres necesarias para filtrar posteriormente.

Luego, según vayas realizando las acciones las tachas (tienes esta opción justo al lado del símbolo de subrayado), no elimines o archives la nota hasta que no las hayas completado todas.

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Puedes añadir archivos adjuntos a las notas. En el ejemplo he añadido un documento general que uso en mis reuniones con Asesorías. La forma de hacerlo es muy sencilla, puedes arrastrarlo desde donde esté hasta la nota, o hacer clic en el icono de adjuntos (con forma de clip) para elegir lo que quieres añadir.

nota_productividad

Ni una nota sin su libreta

La nota que hemos creado no aumentará nuestra productividad si no forma parte de un sistema de clasificación de información más completo, por eso vamos a dar otro paso y averiguar para qué nos sirven las Libretas.

En la parte izquierda de tu pantalla verás Libretas, haz clic y luego en Nueva Libreta. Crea una con el nombre de Reuniones, allí es donde vas a guardar los datos y acciones de las reuniones que tienes por delante.

CONSEJO: no guardes en esa carpeta las reuniones pasadas que ya no tengan acciones pendientes. Es mejor no mezclar porque tu sistema de trabajo está basado en acciones que tienes que hacer.

Si miras de nuevo tu nota verás que te da la opción de guardarla dentro de la Libreta Reuniones, así que hazlo. Ya puedes olvidarte de todo lo relacionado con la reunión de momento.

Evernote te facilita incluir en sus notas email, fotos, páginas web… información a toneladas. Pero lo que más me gusta es que me permite ‘desmenuzar’ mis tareas y ordenar las acciones de forma más productiva para mí.

IMPORTANTE: Evernote te permite ordenar tus notas según muchos criterios. Si sigues mi metodología que debes ordenarlas por fecha de Creación (te recuerdo que ese campo lo hemos usado para poner la fecha de la primera acción que incluye la nota). Hazlo así y no se te escapará ninguna.

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Si creas una libreta llamada Facebook puedes añadir notas con alguna idea que se te haya ocurrido para publicar con las acciones correspondientes (comprobar si es un tema que interesa, documentarte), otra con un artículo para compartir (enviar email a la persona que ha escrito el artículo y comentárselo), adjuntar una foto para subirla, etc. Pon fecha a las notas y guárdalas en la libreta correspondiente.

Otra libreta que tengo es Médico. No es que vayamos mucho, afortunadamente, pero ya no tengo que memorizar o apuntar en varios sitios los datos de cada cita, revisión o análisis. Creo una nota en la que incluyo las acciones correspondientes (llevar la radiografía, buscar parking en la zona…) con fecha de aviso y listo.

Crear la estructura en Evernote te llevará menos tiempo del que crees y ten muy presente la idea de que cada nota que escribes es algo que ya no tienes que confiar a la memoria.

Merece la pena organizarse por acciones y no por fechas o prioridades.

Más productiva de verdad

Adaptando los consejos leídos en Getting Things Done (GTD) de David Allen he creado una estructura de libretas para que contenga toda la información que manejo o que voy a manejar en el futuro.

Recuerda: se trata de ser más productiva sin estrés, por eso no vamos a dejar que la memoria juegue un papel destacado en nuestra metodología. Todo va en su nota correspondiente, ordenado en la libreta y con la fecha en la que vamos a llevar a cabo las acciones.

Tus carpetas imprescindibles y por qué lo son

¿Qué pasa cuando es solo información que te interesa pero aún no se ha convertido en una reunión o un post o en parte de uno de tus cursos? Creamos la correspondiente nota y la guardamos en una carpeta imprescindible a la que vamos a llamar 00.Inbox (el 00. al principio es para que se muestre siempre la primera y sea más fácil visualizar las tareas).

Puedes ponerle fecha a estas notas o no, yo no lo hago pero la reviso completa una vez a la semana por lo menos. Puedes añadirle acciones o no, yo solo lo hago si creo que es algo imprescindible que se me va a olvidar (la memoria…)

En 00.Inbox recopilas en notas cualquier información que te interese para procesarla y convertirla en acciones, que pueden ser:

Te resulta útil AHORA (a corto plazo) así que escribes las notas correspondientes detallando las acciones. Luego le pones fecha y lo guardas en la libreta adecuada.

EXCEPCIÓN: Si esas tareas no te corresponde hacerlas a ti, en este momento las delegas y salen de tu ámbito de acción. Mientras te aseguras de que las otras partes implicadas han recibido tu indicación de que delegas esa acción puedes guardarlas en la libreta EN ESPERA.

Te va a resultar útil o interesante LUEGO (a medio o largo plazo). En este caso escribes una nota y lo guardas en la libreta ALGÚN DíA/ TAL VEZ.

– No te resulta útil, entonces la eliminas.

La estructura básica sería algo así:

nota productividad

Recomendaciones Generales (la guinda del pastel)

Solo esbozaré algunas recomendaciones que te serán útiles y que desarrollaré en otros artículos sobre productividad más adelante:

Si vas a tardar menos de dos minutos en hacer algo no lo anotes y lo guardes, hazlo y escribe las siguientes acciones a partir lo que lo hecho.

Procesa las acciones de una en una y nunca la vuelvas de dejar en la nota como estaba: hazla o elimínala si finalmente no es necesaria. En realidad todas las acciones son igual de importantes en un flujo de trabajo constante.

Fíjate un día y una hora para hacer una revisión semanal de las libretas 00.Inbox, EN ESPERA y ALGÚN DíA/ TAL VEZ. Hazlo para dar salida a la información que contienen cuando sea posible e intégrala en el resto de libretas.

Tu productividad aumentará aún más si estás presente en el ‘ahora’. Estos periodos de gran concentración deben alternarse con otros de descanso.

Es muy importante que te fijes unos criterios de toma de decisión y los sigas. Frente a la información ‘en bruto’ está tu capacidad de decidir qué hacer con ella en el menor tiempo posible y de la forma más eficaz.

Visualiza el resultado de tus proyectos, no tengas miedo de ser muy positiva al hacerlo. Esto te ayudará a tomar decisiones con más facilidad, a hacer eso que llevas tanto tiempo posponiendo, te sacudirás de encima parte del estrés de estar en medio de un proyecto.

Ahora te toca a ti

Te he dado las pautas de mi método para ser altamente productiva sin estrés. ¿Tú usas alguno? ¿Qué te parece este? ¿Te atreves a probarlo y me cuentas cómo te ha ido? Alguna de mis clientas ya lo usa y le ha resultado muy útil.

Cuéntame lo que quieras en los comentarios, estoy deseando leerte y te contesto rápido : )

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