Trello te ayuda a ser más organizada y productiva

La herramienta definitiva para tener todo anotado, en orden, de forma sencillísima ... y gratis

Trello te ayuda a ser más organizada y productiva La herramienta definitiva para tener todo anotado, en orden, de forma sencillísima ... y gratis

No es otra herramienta tediosa de productividad

Todas queremos aprovechar bien nuestro tiempo. Ser productivas. Organizarnos bien para no descuidar ningún aspecto importante de nuestras vidas.

Encontrar el equilibrio entre trabajo, relaciones, hogar, familia, realización personal y salud es un arte. Es difícil y personalmente agradezco cualquier ayuda en ese sentido.

Por eso te voy a hablar de Trello, es una herramienta sencilla y súper intuitiva que te ayudará a organizarte mejor sin tener que hacer un curso para entender cómo funciona.

Imagina una pizarra en la que puedas escribir listas. Imagina que puedes hacer esas listas con lo que te resulte más cómodo: dos palabras, una foto, un enlace, una descripción, un vídeo… Eso es Trello.

Y mucho más. Puedes compartir esa pizarra o tablero con quien quieras, ponerle fecha, asignar tareas, vencimiento, marcarlo con etiquetas, colores, etc. Puedes acceder al contenido desde cualquiera de tus dispositivos porque la info se sincroniza.

Será más o menos elaborado en función de lo que tú quieras, de lo que necesites. El límite lo pones tú.

Mira qué aspecto tiene.    trello_productividad

Productividad desde el primer minuto

Entra en la web de Trello y regístrate. Una vez dentro puedes empezar con tu primer tablero. Te sugiero que para probarlo hagas uno genérico, por ejemplo Tareas (luego lo puedes cambiar porque todos los títulos que pongas son editables con un clic).

Solo tienes que pinchar sobre el “+” en la parte superior derecha y verás que lo primero que te ofrece es “Crear Tablero”. Pon tu título. Puedes asignar a más personas para que lo vean pero no lo hacemos ahora porque ese paso lo puedes dar más adelante. También te ofrece la opción de que el tablero sea Privado, que lo vea un Equipo que tú determinas o que sea Público.

Ya estás en tu tablero. A la derecha se ha abierto el menú y te indica que puedes cambiar el color del fondo. Hazlo, elige uno de los nueve que te ofrece gratis.

trello_crear tablero

Ahora vamos a crear nuestras listas. Por ejemplo: Pendiente, En marcha y Hecho. Es tan sencillo como poner el nombre que quieras donde te indica “añadir una lista”.trello_listado

Dentro de ellas creamos las tarjetas o tareas. De entrada nos pide un título o descripción y, si pinchamos en los tres puntos que hay en la parte inferior derecha, se despliega un menú rápido para añadir los miembros que pueden a tener acceso a esta tarjeta, las etiquetas y el orden en el que queremos que aparezca.

Una vez hecho, damos a Añadir.

trello_listados2

Ya tenemos nuestro listado de tarjetas.

Trello nos da la oportunidad de completar cada una con todo lo que necesitamos para que se convierta en una unidad de información útil. Esto es productivo, ya verás.

Pinchas sobre una tarjeta y se abre. Vamos a detallar algunas de las opciones que nos da la herramienta:

  • Editar la descripción, añadiendo algo más al título.
  • Elegir a los miembros que pueden ver esta tarjeta, que tienen relación con esta tarea. Lo verás en el menú que está a la derecha.
  • Añadir una etiqueta.
  • Añadir un checklist, es decir, una acción asociada que luego puedas marcar como realizada pinchando en la casilla que te aparece en blanco. Una vez hecha la verás tachada.
  • Ponerle fecha y hora de vencimiento.
  • Adjuntarle el archivo que quieras.
  • Añadir un comentario, que puede ser un enlace, un elemento multimedia, otra tarjeta que te aporte información que vas a necesitar.. lo que quieras.

Una vez terminado lo cierras. Se va guardando según lo haces y te olvidas.

trello_tarjeta1

Cuando vayas a poner “En marcha” una de tus tareas/tarjetas solo tienes que arrastrarla a la lista con ese nombre. Allí la editas según necesites.

trello_tarjeta2

Y al completar la tarea lo mismo, puedes arrastrarla a “Hecho”. Verás que, si ha pasado la fecha de vencimiento aparece, en rojo.

trello_tarjeta3

Es muy fácil usar Trello, ya lo ves.

Puedes tener tableros personales con tus cosas, otros familiares, otros de trabajo y compartirlos con socios, clientes, etc. Todo organizado y sincronizado en los dispositivos que uses.

Sacándole más partido a Trello

Te hago una lista con utilidades y trucos que puedes ir mirando y aplicando cuando quieras:

  • Personaliza las Etiquetas. Añade texto a las etiquetas, solo tienes que ir al menú principal que se abre a la derecha y pinchar en “… Más” y luego en “Etiquetas”.
  • Un poco más abajo verás la opción de Imprimir que es muy útil.
  • Puedes Filtrar tarjetas, búscalo en el menú principal. Te da la opción de hacerlo por etiquetas, por fecha, por miembros, las que vencen en una semana y más.
  • Activa los Potenciadores. En el menú principal haz clic en Potenciadores. Me gusta especialmente el Calendario.
  • Si te gustan los emojis también los puedes usar aquí, los llaman Pegatinas.
  • No tienes que borrar,  puedes Archivar las tarjetas cuando ya no quieras que aparezcan. Ábrela y verás esta opción a la derecha.
  • Tampoco tienes que borrar las listas, archívalas pinchando sobre los tres puntos que aparecen arriba a la derecha. Verás otras opciones que también te pueden interesar.

Está basado en la metodología Kanban, un sistema orientado en ayudarte a saber qué vas a producir en ese momento. Pero, como has visto, puedes usarlo para seguir la Eurocopa ; ), para montar una fiesta sorpresa a tu pareja con los amigos, para organizar tu día a día, para asignar tareas a tus alumnos… y para ser más productiva en tu trabajo, claro.

Es gratis, aunque tienes opción de apuntarte a un par de planes de pago. En la ayuda que te ofrece la misma herramienta tienes mucha información útil y ya casi toda en castellano.

Si te apuntas desde los enlaces que encuentras en este artículo a mí me regalan un mes de Trello Gold, así te cuento en otro artículo cómo es.

Y tú puedes contarme lo que quieras, si has usado Trello, si sabes algún truco, si tienes alguna pregunta. Estoy a la escucha.

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